📬 Digitale Poststelle für Unternehmen – Briefe online versenden und klassisch zustellen
Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftspost organisieren. Mit einer digitalen Poststelle lassen sich Briefe effizient, sicher und rechtskonform online einliefern – und dennoch klassisch in den Briefkasten des Empfängers zustellen. Diese hybride Lösung spart Zeit, reduziert Kosten und erhöht die Flexibilität im Arbeitsalltag.
In diesem Beitrag erfährst du, wie die digitale Poststelle funktioniert, welche Vorteile sie bietet und warum die Zertifizierungen DICIS 9001, 14001 und IMS91427 ein entscheidender Qualitätsfaktor sind.
🧠 Was ist eine digitale Poststelle?
Eine digitale Poststelle ist ein zentraler Service, über den Unternehmen ihre physische Geschäftspost digital einliefern können. Das bedeutet: Briefe werden als PDF-Dokumente hochgeladen, automatisch verarbeitet und anschließend gedruckt, kuvertiert, frankiert und zugestellt – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Der gesamte Prozess erfolgt über eine sichere Online-Plattform wie easyNova digiBrief, die alle Schritte automatisiert und dokumentiert.
📥 So funktioniert der hybride Briefversand
1. PDF hochladen
Das Unternehmen erstellt seine Briefe wie gewohnt – z. B. Rechnungen, Mahnungen oder Verträge – und lädt sie als PDF auf der Plattform hoch. Die Datei wird automatisch auf Druckfähigkeit und Format geprüft.
2. Adressprüfung
Die Empfängeradresse ist bereits im PDF enthalten. Die Plattform erkennt diese automatisch, prüft sie auf Zustellbarkeit und bereitet sie für den Druck vor.
3. Versandoptionen
Die Plattform erkennt anhand der Seitenanzahl automatisch das passende Versandformat (Standard-, Kompakt- oder Großbrief). Zusätzlich kann ausgewählt werden:
- Schwarz/Weiß oder Farbdruck
- Einseitig (Simplex) oder beidseitig (Duplex)
- Optional als Einwurfeinschreiben
4. Physische Zustellung
Der Brief wird gedruckt, kuvertiert und über einen Versandpartner wie die Deutsche Post zugestellt – direkt in den Briefkasten des Empfängers.
🎯 Vorteile für Unternehmen
⏱️ Effizienz & Zeitersparnis
Kein Drucken, Kuvertieren oder Gang zur Post. Der gesamte Prozess erfolgt digital und automatisiert.
💰 Kostenoptimierung
Keine Investitionen in Drucker, Papier oder Porto. Transparente Preise pro Sendung.
🔐 Datenschutz & Sicherheit
Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform und verschlüsselt – ideal für vertrauliche Geschäftsdokumente.
🏠 Flexibilität
Briefe können aus dem Büro, Homeoffice oder unterwegs versendet werden – jederzeit und ortsunabhängig.
📈 Skalierbarkeit
Ob Einzelbrief oder Massenaussendung – die digitale Poststelle ist für jede Unternehmensgröße geeignet.
✅ Zertifizierte Qualität: DICIS 9001, 14001 und IMS91427
Die digitale Poststelle von easyNova digiBrief ist nach den international anerkannten Standards DICIS 9001 (Qualitätsmanagement), DICIS 14001 (Umweltmanagement) und IMS91427 (Integriertes Managementsystem) zertifiziert.
Diese Zertifizierungen stehen für:
- Zuverlässige und dokumentierte Prozesse
- Hohe Sicherheitsstandards bei der Datenverarbeitung
- Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein
- Verantwortungsvolle Unternehmensführung
Für Unternehmen bedeutet das: maximale Sicherheit und Vertrauen in die digitale Verarbeitung und Zustellung ihrer Geschäftspost – mit geprüfter Qualität und nachhaltiger Verantwortung.
🧩 Einsatzbereiche der digitalen Poststelle
Die digitale Poststelle eignet sich für viele Branchen und Anwendungsfälle:
Marketing & Kundenkommunikation: Serienbriefe effizient versenden
Rechnungsversand: Automatisiert und termingerecht
Mahnungen & Zahlungserinnerungen: Mit Zustellnachweis
Vertragsdokumente: Sicher und rechtskonform
Behördliche Schreiben: DSGVO-konform und nachvollziehbar
🚀 Fazit: Die Zukunft der Geschäftspost ist digital und zertifiziert
Die digitale Poststelle vereint das Beste aus zwei Welten: digitale Effizienz und klassische Zustellung. Unternehmen profitieren von automatisierten Prozessen, zertifizierter Sicherheit und einem professionellen Auftritt – ganz ohne Papierkram.
Mit den Zertifizierungen DICIS 9001, 14001 und IMS91427 setzt easyNova digiBrief neue Maßstäbe in Qualität, Nachhaltigkeit und Sicherheit.
Briefe online versenden und klassisch zustellen – mit uns wird Geschäftspost zum digitalen Erlebnis.
❓ Häufige Fragen zur digitalen Poststelle
Eine digitale Poststelle ist ein Service, über den Unternehmen ihre Geschäftspost digital einliefern können. Die Briefe werden als PDF hochgeladen, automatisch verarbeitet und anschließend physisch zugestellt – z. B. über die Deutsche Post.
Du lädst dein PDF-Dokument hoch, die Plattform erkennt die Adresse im Dokument, prüft sie auf Zustellbarkeit und übernimmt automatisch Druck, Kuvertierung und Versand. Du kannst zusätzlich Optionen wie Farbdruck, Duplexdruck oder Einschreiben wählen.
Du kannst nahezu alle geschäftlichen Dokumente versenden, darunter:
– Rechnungen
– Mahnungen
– Verträge
– Informationsschreiben
– Serienbriefe
Die Plattform erkennt automatisch anhand der Seitenanzahl, ob dein Brief als Standard-, Kompakt- oder Großbrief versendet wird. Du musst dich nicht selbst darum kümmern.
Ja. Du kannst beim Versand zwischen verschiedenen Optionen wählen, darunter auch Einwurfeinschreiben – ideal für rechtlich relevante Dokumente.
Zeitersparnis
Kostenkontrolle
Flexibilität (auch aus dem Homeoffice)
Skalierbarkeit für Einzel- und Massensendungen
Zertifizierte Sicherheit und Qualität
Die Lösung eignet sich für:
KMU und Großunternehmen
Behörden und Organisationen
Selbstständige und Freiberufler
Alle, die regelmäßig Geschäftspost versenden
