Serienbriefe online versenden und Briefversand einfach automatisieren
Sie möchten viele Briefe gleichzeitig versenden, ohne jedes Schreiben einzeln zu drucken, zu falten, zu kuvertieren und zu frankieren? Mit uns können Sie Serienbriefe online versenden und den gesamten Briefversand digital organisieren.
Statt zahlreiche Dokumente selbst auszudrucken und anschließend für den Versand vorzubereiten, übermitteln Sie Ihre Briefe einfach digital. Wir übernehmen die weitere Verarbeitung vom Druck über die Kuvertierung bis zur Frankierung. Ihre Empfänger erhalten die Schreiben anschließend ganz klassisch als Brief.
Das ist besonders praktisch für Unternehmen und Organisationen, die regelmäßig größere Mengen an Schreiben verschicken. Ob Kundenanschreiben, Rechnungen, Abrechnungen, Mahnungen oder Informationsschreiben: Mit dem digitalen Briefversand lassen sich wiederkehrende Versandprozesse deutlich einfacher organisieren.
Was ist ein Serienbrief und warum lohnt sich der Online-Versand?
Ein Serienbrief ist ein Schreiben, das auf einer gemeinsamen Vorlage basiert und an viele unterschiedliche Empfänger verschickt wird. Die einzelnen Briefe können dabei automatisch mit persönlichen Angaben wie Name, Anschrift, Kundennummer oder anderen Informationen ergänzt werden.
Ein einfaches Beispiel: Sie möchten 500 Kunden über eine Änderung informieren. Statt 500 Briefe einzeln zu erstellen, verwenden Sie ein gemeinsames Dokument und hinterlegen die jeweiligen Empfängerdaten. Aus dieser einen Vorlage entstehen anschließend viele individuelle Schreiben.
Genau hier liegt der Vorteil von Serienbriefen: Ein Dokument kann zur Grundlage für zahlreiche personalisierte Briefe werden.
Serienbriefe kommen deshalb in vielen Bereichen zum Einsatz. Unternehmen nutzen sie beispielsweise für Kundeninformationen, Rechnungen, Vertragsunterlagen oder Mahnungen. Hausverwaltungen versenden Abrechnungen und Mieterinformationen, während Vereine ihre Mitglieder mit Rundschreiben oder Einladungen erreichen. Auch Kommunen, Behörden und Bildungseinrichtungen verschicken regelmäßig größere Mengen an Schreiben.
Wer solche Briefe selbst verarbeitet, hat allerdings einen erheblichen organisatorischen Aufwand. Die Dokumente müssen gedruckt, sortiert, gefaltet, kuvertiert und frankiert werden. Bei größeren Versandmengen können dafür schnell mehrere Stunden Arbeitszeit anfallen.
Mit dem Online-Versand von Serienbriefen lässt sich dieser Prozess deutlich vereinfachen. Die Dokumente werden digital übermittelt und anschließend für den postalischen Versand verarbeitet. Sie müssen sich somit nicht mehr um jeden einzelnen Arbeitsschritt kümmern.
Typische Einsatzbereiche für Serienbriefe sind:
- Rechnungen und Abrechnungen
- Mahnungen und Zahlungserinnerungen
- Kundenanschreiben
- Vertragsunterlagen
- Informationsschreiben
- Einladungen
- Mitgliederanschreiben
- Mitteilungen von Behörden und Organisationen
So funktioniert der digitale Versand von Serienbriefen
Mit uns können Sie Ihren Serienbrief digital übermitteln und anschließend als echten Brief versenden lassen. Der gesamte Prozess beginnt bei Ihrem digitalen Dokument und endet bei der postalischen Zustellung.
Zunächst erstellen Sie Ihren Serienbrief wie gewohnt. Die fertigen Dokumente können Sie anschließend beispielsweise als PDF bereitstellen und digital an uns übermitteln. Je nach Arbeitsweise stehen Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Vom Upload über den Web Client bis hin zum Windows Client oder einer direkten Anbindung über die API.
Vor dem Versand können die übermittelten Dokumente geprüft und für die Verarbeitung vorbereitet werden. Anschließend werden die Briefe gedruckt und für den postalischen Versand vorbereitet. Druck, Faltung, Kuvertierung und Frankierung müssen Sie dabei nicht selbst übernehmen.
Gerade bei größeren Mengen liegt der Vorteil darin, dass Sie nicht jeden Brief einzeln bearbeiten müssen. Statt einen Stapel Dokumente selbst auszudrucken und anschließend manuell für den Versand vorzubereiten, können Sie den gesamten Vorgang digital anstoßen.
So wird aus einem digitalen Dokument eine echte Briefsendung, ohne dass Sie selbst Drucker, Papier, Umschläge und Frankiermaterial organisieren müssen.
Vom digitalen Dokument zum fertigen Brief
Der Ablauf lässt sich vereinfacht in fünf Schritte unterteilen:
1. Dokument erstellen
Sie erstellen Ihren Serienbrief und bereiten die Dokumente für den Versand vor.
2. Online übermitteln
Die fertigen Dokumente werden digital an easyNova übermittelt.
3. Prüfen und vorbereiten
Dokumente und Empfänger können vor dem Versand kontrolliert werden.
4. Drucken und kuvertieren
Die Dokumente werden gedruckt, gefaltet, kuvertiert und für den Versand vorbereitet.
5. Postalisch versenden
Die fertigen Briefe werden anschließend auf dem klassischen Postweg zugestellt.
Serienbrief online versenden im Video erklärt
Sie möchten sehen, wie der Versand eines Serienbriefs mit easyNova funktioniert?
In unserem Erklärvideo zeigen wir Ihnen anschaulich, wie Sie einen Serienbrief vorbereiten und anschließend online versenden können.
Kosten sparen durch digitale Konsolidierung
Die digitale Briefkonsolidierung reduziert Porto und Versandkosten:
| Vergleichskriterium | Klassischer Versand | Serienbrief online mit easyNova |
|---|---|---|
| Druck & Papier | Eigenständiger Druck erforderlich | Professioneller Druck inklusive |
| Kuvertieren & Frankieren | Manuell, zeitaufwendig | Automatisch, Porto optimiert |
| Versand & Transport | Jede Sendung einzeln | Bündelung, Mengenrabatte |
| Nachweis & Tracking | Manuell, wenig transparent | Vollständig online nachvollziehbar |
| Fehleranfälligkeit | Hoch | Niedrig durch automatische Prüfung |
Dank dieser Vorteile sparen Unternehmen bis zu 30–50 % der bisherigen Versandkosten, während die Effizienz und Genauigkeit deutlich steigen.
Warum Briefe online versenden statt selbst bearbeiten?
Briefe sind auch im digitalen Zeitalter ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation. Verträge, Rechnungen, Abrechnungen, Mahnungen oder offizielle Informationen müssen häufig weiterhin als physisches Dokument verschickt werden.
Gerade bei größeren Mengen wird der klassische Briefversand jedoch schnell zeitaufwendig. Wer Briefe selbst verschickt, muss nicht nur die Dokumente erstellen. Auch das Drucken, Sortieren, Falten, Kuvertieren und Frankieren gehört zum Versandprozess. Anschließend müssen die fertigen Sendungen noch zur Post gebracht werden.
Beim Briefe online versenden können viele dieser Arbeitsschritte digital organisiert werden. Sie übermitteln Ihre Dokumente online und überlassen die weitere Verarbeitung dem Versanddienstleister. Das spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand im Büro.
Besonders bei Serienbriefen macht sich dieser Vorteil bemerkbar. Wenn beispielsweise mehrere hundert Kunden, Mieter oder Mitglieder angeschrieben werden sollen, muss nicht jeder einzelne Brief manuell verarbeitet werden. Die Dokumente können gesammelt übermittelt und für den postalischen Versand vorbereitet werden.
Das bedeutet nicht, dass der Brief selbst digital beim Empfänger ankommt. Im Gegenteil: Der Empfänger erhält weiterhin einen ganz normalen physischen Brief. Der Unterschied liegt darin, wie der Versand auf Ihrer Seite organisiert wird.
Sie arbeiten digital. Ihr Empfänger erhält echte Post.
Mit uns können Unternehmen deshalb die Vorteile digitaler Prozesse mit der Reichweite und Verbindlichkeit des klassischen Briefversands verbinden. Besonders für wiederkehrende Versandprozesse bietet sich dadurch eine einfache Möglichkeit, den eigenen Briefversand effizienter zu organisieren.
Serienbriefe mit easyNova online versenden
easyNova bietet verschiedene Möglichkeiten, Briefe digital zu übermitteln. Welche Variante am besten geeignet ist, hängt davon ab, wie Sie Ihre Briefe erstellen und wie stark Ihr Versandprozess bereits digitalisiert ist.
Web Client
Mit dem easyNova Web Client können Sie Briefe direkt im Browser erstellen und versenden. Fertige Dokumente lassen sich ebenfalls hochladen und für den Versand vorbereiten.
PDF-Upload
Bereits vorhandene PDF-Dokumente können einfach digital übermittelt werden. Das eignet sich beispielsweise für fertige Serienbriefe oder andere Dokumente, die postalisch verschickt werden sollen.
Windows Client
Mit dem easyNova Windows Client können Dokumente direkt vom Windows-PC an den Versand übergeben werden.
API
Wenn der Briefversand Teil eines automatisierten Geschäftsprozesses ist, kann easyNova über eine API in bestehende Software und Systeme integriert werden. So lassen sich wiederkehrende Versandprozesse automatisieren.
Postausgang
Im Postausgang behalten Sie Ihre übermittelten Dokumente und den jeweiligen Status übersichtlich im Blick.
Damit lässt sich easyNova sowohl für einzelne Briefe als auch für größere Versandmengen einsetzen. Besonders bei regelmäßigen Serienbriefen kann die digitale Übermittlung den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren.
Für welche Branchen eignet sich der digitale Briefversand?
Serienbriefe werden überall dort eingesetzt, wo regelmäßig ähnliche Informationen an viele unterschiedliche Empfänger verschickt werden. Deshalb ist der digitale Briefversand für ganz unterschiedliche Branchen und Organisationen interessant.
Unternehmen können Kundenanschreiben, Rechnungen, Vertragsunterlagen oder wichtige Informationen bequem online versenden. Gerade bei wiederkehrenden Schreiben kann die digitale Verarbeitung viel manuelle Arbeit einsparen.
Hausverwaltungen verschicken regelmäßig Abrechnungen, Mieterinformationen, Mahnungen oder andere Schreiben. Bei größeren Beständen entstehen dabei schnell hohe Versandmengen, die sich digital wesentlich einfacher verarbeiten lassen.
Kommunen und Behörden müssen häufig zahlreiche Bürgerinnen und Bürger schriftlich informieren. Auch Bescheide, Einladungen und andere offizielle Schreiben können digital vorbereitet und anschließend postalisch versendet werden.
Bildungseinrichtungen wie Hochschulen und Universitäten verschicken regelmäßig Informationen und Verwaltungsunterlagen an Studierende oder andere Empfängergruppen.
Auch Vereine und Verbände können Serienbriefe nutzen, um Mitglieder mit Rundschreiben, Einladungen oder wichtigen Informationen zu erreichen.
Unabhängig von der Branche gilt: Je häufiger und umfangreicher Briefe verschickt werden, desto größer ist das Potenzial, den Versandprozess durch eine digitale Lösung zu vereinfachen.
Klassischen Briefversand selbst erledigen oder Briefe online versenden?
Beim klassischen Briefversand müssen viele einzelne Arbeitsschritte organisiert werden:
Drucken → Sortieren → Falten → Kuvertieren → Frankieren → zur Post bringen
Beim digitalen Versand über easyNova wird daraus ein deutlich einfacherer Prozess:
Dokument digital übermitteln → Verarbeitung durch easyNova → fertiger Brief
Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht nur in der Zeitersparnis. Mitarbeiter müssen weniger manuelle Versandarbeiten übernehmen und können sich stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Versandprozessen kann es sinnvoll sein, den Briefversand aus den täglichen Büroabläufen herauszulösen und digital zu organisieren.
So können Sie Briefe online versenden, ohne auf die klassische Briefzustellung verzichten zu müssen.
Was kostet es, Briefe online zu versenden?
Die Kosten für den Versand hängen unter anderem von Seitenzahl, Format, Farbe und Versandart ab.
Mit uns können Sie Standardbriefe bereits ab 0,65 € netto versenden.
Der konkrete Preis hängt von den Eigenschaften Ihrer Sendung ab. Über die Preisvorschau können Sie vor dem Versand prüfen, welche Kosten für Ihren Brief entstehen.
So erhalten Sie bereits vor dem Versand einen transparenten Überblick und können Ihre Versandkosten entsprechend planen.
Häufige Fragen zum Versand von Serienbriefen
Kann ich Serienbriefe online versenden?
Ja. Sie können Ihre Serienbriefe digital übermitteln und anschließend als echte Briefe versenden lassen. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Arbeitsschritte, die beim klassischen Briefversand anfallen.
Wie kann ich viele Briefe gleichzeitig versenden?
Mehrere Dokumente können gesammelt digital übermittelt und für den postalischen Versand vorbereitet werden. Je nach Anwendungsfall stehen dafür unter anderem der Web Client, der Windows Client und die API zur Verfügung.
Kann ich PDF-Dateien für den Versand verwenden?
Ja. Fertige PDF-Dokumente können hochgeladen und für den postalischen Versand vorbereitet werden.
Muss ich die Briefe selbst drucken und kuvertieren?
Nein. Druck und Kuvertierung werden im Rahmen des Versandprozesses übernommen. Sie müssen die Briefe nicht selbst ausdrucken, falten und kuvertieren.
Kann ich den Briefversand automatisieren?
Ja. Mit der easyNova API lässt sich der Briefversand in bestehende Software und Geschäftsprozesse integrieren. Dadurch können wiederkehrende Versandvorgänge automatisiert werden.
Eignen sich Serienbriefe auch für kleinere Unternehmen?
Ja. Serienbriefe sind nicht nur für große Unternehmen interessant. Auch kleinere Unternehmen, Vereine oder Organisationen können von einem vereinfachten Versandprozess profitieren, wenn regelmäßig mehrere ähnliche Schreiben verschickt werden.
Werden die Briefe als echte Post zugestellt?
Ja. Ihre digital übermittelten Dokumente werden zu physischen Briefen verarbeitet und anschließend postalisch zugestellt.
